Nel sistema, Dal menù laterale: “Progetti” è possibile vedere la lista di tutti i progetti presentati in modo paginato.

Per crearne uno nuovo esiste il pulsante: “Crea” indicato in figura.

I dati che vanno inseriti nel progetto sono presentati nella schermata che segue:

I dati del progetto sono raggiungibili cliccando sul nome del progetto nella tabella con tutti i progetti visualizzati.

Si presentano una serie di tab, ognuno con dati di tipo diverso relativi al progetto.

Dal primo tab: “Ricavi Previsti” è possibile vedere l’elenco dei ricavi previsti (equivalente ai preventivi, offerte, contratti ecc.).

Dal pulsante in alto a destra, indicato nell’immagine che segue, è possibile creare un nuovo “Ricavo Previsti”.

Ogni ricavo previsto ha uno stato, che indica quanto descritto sotto:

• Da fare indica che deve ancora essere presentata una proposta al cliente
• Fatto è stata preparata una proposta, ma non è stata ancora inviata
• Inviato il cliente ha ricevuto la proposta, siamo in attesa di una risposta
• Accettato il preventivo è stato accettato
• Non accettato il preventivo è stato rifiutato

E’ necessario dare una descrizione del ricavo previsto. Il significato di questo elemento è equivalente a:

• Offerta
• Preventivo
• Contratto

Il campo status è dove inserire lo stato come descritto nella pagina precedente.

Una volta creato il ricavo previsto, è necessario creare un Gruppo. Il gruppo è un insieme di righe di ricavo, in un ricavo previsto è possibile avere più gruppi, ognuno con un certo numero di righe di ricavo.

Nel caso di offerte con molte righe di ricavo è utile dividerle in gruppi per gestirli meglio. Nel caso le righe non siano molte è opportuno avere un gruppo unico.

Una volta creato il gruppo è possibile creare una o più righe di ricavo dal pulsante indicato nella schermata.

Ogni riga può avere un tipo, questo serve per poi fare analisi nelle estrazioni dati in excel, dove si può ad esempio aggregare per tipo della riga di ricavo.

Il campo: “Numero Ordine” sarà visibile soltanto se nel sistema sarà installato il modulo fatturazione, inoltre sarà in sola lettura per chi non ha il permesso di operare sugli ordini di vendita.

Dopo aver inserito tutte le voci che compongono il ricavo previsto si passa a definire i “previsionali di costo”, si tratta di tutto quanto è necessario spendere per soddisfare quanto promesso nell’offerta commerciale.

I previsionali di costo possono essere di vario tipo:

• Lavoro – in questo caso si tratta di attività da svolgere che comportano un impiego di personale interno.
• Servizi – si prevede di acquistare un servizio da un fornitore esterno
• Materiali – accquisto di materiali da un fornitore
• Spese – si prevedono dei costi dovuti a trasferte
• Generico – sono costi non specificati, questa tipologia è usata per casi non compresi nei precedenti
• Asset – soltanto se presente il modulo “Asset” è possibile indicare l’uso di mezzi o strumentazione interna

Nell’immagine sottostante è indicato il pulsante con cui è possibile creare i previsionali

Il tipo di previsionale che si vuole creare viene scelto cliccando su uno dei tab, come indicato.

Inizialmente è selezionato il previsionale di tipo lavoro.

Ogni previsionale ha una data di inizio e una di fine, nel caso del tipo lavoro indica quando inizia e finisce l’attività interna. Nel caso di servizi e materiali indica in che intervallo di tempo sarà consegnato il materiale o eseguito il servizio. Analogamente, nel caso del tipo spese, viene indicato l’intervallo di tempo in cui avverranno le trasferte.

Nell’immagine seguente viene mostrato un previsionale di tipo lavoro, che è l’unico previsionale in cui è previsto uno stato. E’ possibile implementare un workflow lineare per l’esecuzione delle attività interne.

Gli stati possono essere definiti da: “Impostazioni” e poi “Stati previsionali MOL”.

Dopo aver creato un previsionale di tipo Lavoro, è necessario definire quali mansioni servono per eseguire l’attività e quali utenti potranno rendicontare ore sull’attività.

Aprendo di nuovo il previsionale di tipo lavoro è presente il pulsante “Mansioni” come indicato in figura.

Dal pulsante “Aggiungi Mansione/Reparto si aggiunge una delle mansioni che sono state definite nel sistema.

Come indicato di seguito, serve inserire il costo orario che si prevede per quella mansione, e il totale di ore che prevediamo per quella mansione.

Se l’attività richiede il coinvolgimento di risorse con mansioni diverse, si ripete l’inserimento per ognuna.

Nella figura indicata si vede quanto è la stima per la mansione che si è definita.

L’ultimo passaggio è quello di assegnare un utente come mostrato sotto.

Una volta assegnato l’utente, sarà possibile registrare ore sull’attività

La rendicontazione avverà dal menù “Crea rendicontazoni” e cliccando sul giorno in cui voglio registrare ore.

La schermata mostrata è quella che appare creando una rendicontazione, serve avere un contratto attivo e almeno un’attività in cui siamo stati assegnati.

I dati da inserire sono le ore e una eventuale nota descrittiva.

I progetti selezionabili sono soltanto quelli dove sono stato assegnato ad almeno un’attività attiva in quel giorno.